La cancelación del Mobile World Congress de Barcelona el pasado mes de febrero nos puso en alerta: era el primer gran evento que se anulaba en España a causa del coronavirus. A partir de entonces hubo un goteo de cancelaciones hasta que, con la activación del estado de alarma el 14 de marzo, el sector quedó completamente paralizado. Su activación dependerá del plan de desescalada del gobierno español, pero todo nos lleva a pensar que se tratará de uno de los sectores con una reactivación más lenta y con un calendario verdaderamente incierto.

Los primeros eventos cancelados se posponían para el próximo otoño, pero otros ya prefieren buscar fecha en el calendario de 2021. Sea cuando sea, lo que está claro es que nos encontraremos ante un nuevo escenario que ha llegado para quedarse y en el que deberemos valorar muy bien el tipo de evento a organizar, con los criterios y las restricciones que la nueva situación obligará a aplicar. 

"Estamos ante un nuevo escenario que ha llegado para quedarse y en el que deberemos valorar muy bien el tipo de evento a organizar".

Tendencias

¿Cómo será esté nuevo escenario? La Associació Catalana de Protocol i Relacions Institucionals (ACPRI) ha debatido sobre esta cuestión en su primer encuentro virtual, que ha tenido lugar durante el confinamiento y que ha conectado a un centenar de profesionales del sector.

Uno de los principales cambios que se ha apuntado es el aumento y la consolidación de los eventos virtuales y mixtos (presenciales y virtuales) en detrimento de los estrictamente presenciales. Y esto nos obligará a introducir nuevos hábitos no presenciales, más allá del streaming, bastante frecuente ya en la actualidad. Otro reto será la desestacionalización de los eventos, como la celebración de Sant Jordi en Catalunya prevista para el 23 de julio, según Antonio Rodríguez de Rivera, director de Eventos Corporativos del Banco Sabadell.

Pero estos no serán los únicos cambios que afrontaremos. Joaquim Romañach, director de la Dirección de Eventos Institucionales y Protocolo del Ayuntamiento de Barcelona, señala estas tendencias en los eventos post-confinamiento:

-Deberemos cumplir una nueva normativa que nos obligará, entre otras cosas, a mantener un mayor distanciamiento social y a disponer de aforos reducidos.

-Buscaremos eventos más visuales y dinámicos, limitando elementos estáticos como los discursos, y donde la comunicación visual ganará protagonismo.

-Se potenciarán los eventos cortos e impactantes, que convertirán los espacios en platós y en los que la figura de los profesionales tenga una función más de realizador, capaz de transmitir.

-Deberán crearse cápsulas que resuman los eventos.

-Las listas de invitados se reducirán, por lo que será imprescindible una selección muy cuidada de los asistentes. Las invitaciones físicas ya no tendrán sentido: deberemos pensar en invitaciones que vayan más allá de las digitales que enviamos por correo electrónico como, por ejemplo, invitar a través de las redes sociales.  

-Los eventos deberán generar mayor interrelación entre los diferentes públicos y asistentes. En eventos mixtos, el aperitivo no tendrá sentido ya que solamente relaciona los invitados presenciales. Habrá que encontrar la fórmula para conectar invitados presenciales con otros que puedan seguir el evento vía streaming o que, incluso, puedan verlo en otros momentos.

-En los eventos puramente virtuales se replantearán muchos elementos: espacios virtuales, invitaciones virtuales, etc. 

Viviremos el aumento y la consolidación de los eventos virtuales y mixtos (presenciales y virtuales) en detrimento de los estrictamente presenciales

Profesionales con gran capacidad de adaptación al cambio

Y ante este escenario, ¿cuáles deben ser las capacidades y competencias de los profesionales que se dediquen a los eventos? Carles Fabró, director del Gabinete de Relaciones Externas y Protocolo de la Generalitat de Catalunya, señala como condición indispensable la flexibilidad y capacidad de adaptación al cambio.

Otra característica según Eduard Triay, jefe del Departamento de Relaciones Institucionales del Parlament de Catalunya, será la necesidad de marcar estrategia en todos los eventos: estrategia de mensaje, de públicos y de relación y comunicación con nuestros interlocutores. “Esto pasará por abandonar el bien del interés puntual de una persona y trabajar para la empresa y su estrategia corporativa, pensando más a medio y largo plazo”.

Así, pues, la misión del profesional de los eventos seguirá siendo la misma, pero deberemos usar otras herramientas para generar proximidad, comunidad, seguridad, participación y confianza, concluye Joaquim Romañach.

La revolución digital en los eventos

Las nuevas tecnologías serán clave y de uso obligado en los eventos. Esto no significa que debamos tener un amplio dominio de ellas, pero sí será esencial aprender a poner la tecnología a disposición de los públicos de una empresa. Y ahí, Eduard Triay hace una distinción entre nuevas tecnologías, a las que ya nos estamos adaptando, y virtualidad, que deberemos incluir cuando la presencialidad no sea posible, pero sin abusar porque ya sabemos que “la presencialidad genera un vínculo que nunca será comparable con la virtualidad”.

Mariona Puig, directora de cuentas en Interprofit.